【仕事で学んだこと】分かっていても難しい”結論から話すこと”

人生

こんにちは。たぐちです。

「京大卒社会人にインタビューする企画」第5弾テーマ『多くの人にも役立つと思う自分が仕事で学んだこと』。

今回インタビューに答えてくれたのは京大理系大学院博士課程卒のMKです。

MKは分かっていても難しい”結論から話すこと”について答えてくれました。

「結論から話しなさい」と多くの人が言われると思います。また、何度も注意される人も少なくないと思います。

そこで、なぜ結論を後回しにしてしまうのか、どうすれば改善できるのかを考えてみました。

参考になる部分も多いと思いますので、ぜひ読んでみてください。

結論から話せと何度も叱られる後輩

たぐち
たぐち

仕事を通して学んだことで他の人にも役に立つと思うこと何かある?あったら教えて!

MK
MK

大学院時代の話で、言われたことがある人は多いと思うけど、”結論から話すこと”かな。

 

MKは研究室で後輩や周囲の人達が度々、教授から「結論から話しなさい」と言われる光景を見てきたようです。

質問に答えようと話していると最後まで話し終える前に、教授から「だから結論は何なんだ?」と遮られてしまう場面も多々あったそうです。

MKはそれを反面教師にして、意識的に結論から話すようにしていると話してくれました。

「結論から話しなさい」ということはMKの周りに限らず、どこででも言われることだと思います。

僕も似たようなことを研究室や職場で言われて少しずつ改善していった記憶があります。

“結論から話すこと”の効果の1つとして、聞き手に情報が伝わりやすく時間の節約になります

忙しい人や時間を大切にしている人ほど、会話で時間をとられてしまうことに敏感になりやすいです。

そのため、”結論から話すこと”は役職の高い人と話す時ほど重要になることだと思うので、簡潔に伝えるトレーニングはとても重要だと思います。

結論を後回しにしたくなるのは何故か?

たぐち
たぐち

よく言われるってことは、重要なのに言われてもできない人が多いってことでもあるよね。なんでできないんだろうね。

 

 

MK
MK

言い訳を先に言ってしまったり、質問の意図が理解できずに的外れなことを言ってしまったりとかが理由になってると思うんよな。

「結論から話せ」と多くの人が言われ、また何度も言われる人もいるということは、多くの人が初めからできるわけではなく、言われたからといって改善できない人も多いということでもあります。

“結論から話すこと”がなぜ難しいのかを、MKと話しながら考えてみました。

1.整理できてなくて時系列で話してしまう

要因の1つに自分の考えを整理できてなくて、自分の経験した順番や自分が考えた順番など時系列に沿って話してしまうということがあると思います。

結論から話す場合は、一番の主張をまず初めに伝え、続いてその根拠になるものを伝えるという手順です。

これは時系列とは逆になっています。

通常は何かを経験したり考えたりした後に結論が出るためです。

頭の中が整理できていなければ、時系列順に話してしまうことで結論が後回しになってしまうことは多々あると思います。

2.後ろめたさから言い訳したくなる

他の要因として、何か後ろめたい気持ちがあるときは言い訳を先に行ってしまって結論が後回しになることもあると思います。

例えばMKの周囲では、結論がネガティブな場合に、特に「結論から話しなさい」と注意されることが多かったようです。

「これはどういうこと?」と問われたとき、「分かりません」と結論を先に言ってしまうと、「怒られそう」とか「何も考えていないと思われそう」という思いが浮かびがちです。

その結果、「こういうことを考えて調べてみようと思ったんですが・・・なかなか良い文献が見つからなくて・・・」などと言い訳を先に言って怒られないようにしようと無意識に考えてしまっているかもしれないとのことです。

また、「まだ理解できていないけど、理解しようとして頑張った」というプロセスをPRしようとする思いもあるのではないかとのことです。

特に大学受験までの学校教育では、「テストの答案を白紙で出すことはよくない。」「何でもいいから書け。」「部分点を狙いに行け。」という指導をよくされます。

その影響もあって、少しでもプロセスをPRしようとしてしまう人は多いのかもしれません。

3.質問の意図が理解できていない

また、そもそも質問の意図を理解していないことも要因として考えられます。

質問を勘違いしたまま長々と答えてしまっては時間の無駄になってしまうため、質問の意図は正確に理解したいところです。

MKは質問の意図が十分理解できない場合は、ちゃんと意図を聞き返すようにしていて、できるだけ無駄なやりとりが起こらないようにしているそうです。

たぐち
たぐち

ちょうどこのインタビュー中にも「それってこういうことを聞いてる?」って何度か聞き返されました。

 

これによってある程度、質問の意図を理解して答えることができます。

しかしながら、いつも相手の意図を完璧に理解できるとは限りません。

例えば、先程の例でいうと「これはどういうこと?」と聞かれた場合、単にどういうことなのか聞きたい場合、分からないなりにどういうアプローチをしたのかを聞きたい場合、もしわからないのであれば提案しようとしている場合など、いろんなパターンがあります。

特に、”提案しようとしている”場合、「もし分かっていたら余計なことは言わないけれど、分からないなら知見があるから教えるよ」というスタンスの場合もあります。

その状態の時に頑張ったアピールをされても何の意味もありません。

「分かりません」と一言伝えれば「じゃあ後で参考資料送るね」と言って話が済むかもしれません。

そういう意味でも、まず結論をいうことが大事です。

円滑なコミュニケーションのために対策は何か?

今回MKと話した内容を踏まえると、結論から話すために必要なことは次の通りです。

1.意識付け

  • 自分の中で考えを整理すること、”結論から話すこと”を意識付けておくのが良さそうです。
  • 油断するとつい、時系列順に話してしまうということを念頭に置いておきましょう。

2.言い訳をせずに潔く話す

  • 結論に後ろめたさがあっても、潔く答える方がいいです。
  • その後ろめたさを突かれる可能性もありますが、結論を後回しにするよりも、後から補足する方が時間の無駄が生じにくくなります。

3.質問の意図を理解すること

  • そもそも質問の意図が理解できない場合は円滑なコミュニケーションができません。
  • 何を問われているかわからない場合、「質問の意図はこうですよね?」と確認してから答えるようにするのがいいと思います。

“結論から話すこと”は、相手のためになる

“結論から話すこと”は相手の時間を大切にすることであり、相手のためにやるべきことだと思います。

一方、言い訳をしてしまったり、相手の聞きたいことではなくて自分が話したいことを話してしまうということは相手のためになっていません。

突き詰めて考えると、結局”相手に優しいコミュニケーションをしましょう”ということになるのかなと感じました。

今後も考え方や性格の違うメンバーにインタビューをして、それぞれの価値観を聞いて、皆さんにも役立つと思う内容を投稿していきたいと思います。

今回と同じテーマで『多くの人にも役立つと思う自分が仕事で学んだこと』を色んなタイプの友人にインタビューしています。

こちらも合わせて読んでみてください。

多くの人にも役立つと思う自分が仕事で学んだこと
「多くの人にも役立つと思う自分が仕事で学んだこと」の記事一覧です。

今回答えてくれたMKの記事一覧はこちら

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それではまた!

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