【仕事で学んだこと】裁量が与えられてなくても人を動かす方法

社会人

こんにちは。たぐちです。

「京大卒社会人にインタビューする企画」第5弾テーマ『多くの人にも役立つと思う自分が仕事で学んだこと』。

今回はインタビューではなく僕自身の話を投稿します。

誰しも、自分の仕事を効率よく進めたいと思いますよね。自分の仕事を効率化するにはいろんな対策が可能ですが、自分一人でこなせる業務には限界があります。

「人をうまく使いたい」と考えてみても、ある程度の立場にならなければ裁量を与えられず、人に仕事をやってもらうことはできないと感じる人も多いと思います。

そこで今回は、僕が仕事の中で感じた”裁量がなくても人を動かせる方法”について投稿します。

ぜひ参考にしてみてください。

裁量がなくても人を動かすことができた成功体験

僕の成功体験として、「自分の部署で皆が思い思いのフォーマットを使っていた書類を、トップダウンで指示することなく僕のフォーマットに統一することができた」ということがありました。

その時に「下っ端の僕でも人を動かすことができるんだ」ということを感じました。

得られた変化は大したことではないかもしれませんが、僕の中では「上手くやればいくらでも自分の影響力を広げられる」と感じる良い成功体験でした。

そのエピソードを具体的に説明します。

僕のいる部署は、材料の研究開発を行う部署ですが僕自身は実験をしません。

実験を行う専門部隊がいて、僕らはそこに発注して実験をやってもらい、その結果を整理・解析することで研究を行っています。

たぐち
たぐち

ミスも少なくて経験豊富なスタッフに教えてもらえるんですごく助かるんですよね!

30人程度の研究者が100人程度の実験部隊に実験を依頼して、研究を行っています。

その実験部隊の業務効率化を行おうと思うと、「誰がどこに実験を依頼して」「どの程度の期間で完了していて」「どの程度混雑しているのか」を定量化する必要があります。

残念ながら僕の部署には自動で定量化するツールが無かったので、全員が作成している書類や記録を手作業で集計する必要がありました。

統一フォーマットを浸透させるために

過去の分は仕方ありませんが、今後のことも考えてフォーマットを統一し、Excelのマクロで自動的に集計できるようにしようと考え、マクロとフォーマットを作成しました。

しかしながら、漏れなく集計するためには「その統一フォーマットを全員に使用してもらうこと」「それが徹底されること」が必須です。

通常の業務フローでは、部長に説明してトップダウンで「統一フォーマットを使用するように」とアナウンスしてもらい、その後、統一されているかをチェックする、という流れになります。

ですが、僕はそのフローに乗らずに「皆が僕の作った統一フォーマットを使いたくなるにはどうしたらいいか」を考えてみました

結果的に、”その書類を作成した後の事務手続きを自動化するツール”を作成してそれを全員に配布し、”そのツールを使用するためには僕のフォーマットでなければならない”ようにしました。

そうすることで、各自の業務効率化のために皆が自動化ツールを使ってくれて、そのためにフォーマットを統一してくれました。

この経験を経て「相手とちゃんと利害が一致すれば、自然と人は動いてくれる」ということを感じました。

相手を動かすには、下心を見抜く力が必要

“相手と利害が一致すれば自然と人は動いてくれる”ということを学んでから、「自分が相手にやってほしいことを、相手が自然とやってくれるためにはどうしたらいいか」をよく考えるようになりました。

ただ、これを実践するのは簡単ではありませんでした。

と言うのも、”何をすれば相手に利益があるのか”ということが全然わかっていないことに気づいたからです。

普段業務をしていて自分と違うグループの同僚が、何に困っていて、何をしたら喜んでくれるのか、またどういう業務フローで仕事をしているかをほとんど把握していないことに気づきました。

人に動いてもらうためには、相手の利益になるようにしなければいけません

そのことに気づいてからは、日常会話の中で「相手がどんな仕事をしていて」「どういうところに時間がかかっているのか」というところを積極的に聞くように意識しています。

「相手の利益を考えること」は事業では当たり前

今回気づいたことは、サラリーマンでも下っ端の僕にとってはとても大きな気づきだったと思います。

しかし、よく考えてみたらそんなことは”社会の常識”だったんだということに気づきました。

僕は職種柄、業務でお客さんと接することも、現在の自社売り上げや利益について考える必要が生じることも少ないです。

たぐち
たぐち

売上とかは頭には入れてますが、研究職なので考えるのは未来のことが多いです。

そういう理由もあって当たり前のことに気づかなかったのだと思いますが、事業とは本来そういうものだと思います。

どのような事業においても、顧客のニーズを捉えてその問題を解決することで利益を上げたり、自分にメリットが生まれるように設計しています。

別に裁量を与えられて顧客を動かしているわけではなく、ちゃんと価値を提供して顧客が自ら行動を起こすようにしています。

僕の中では大きなことでしたが、社会においては常識かもしれません。

ただ僕が疎かっただけかもしれない一方、特にサラリーマンの中にはこの感覚を持っていない人も多いような気がします。

裁量を与えられていない人だけでなく、自分に裁量が与えられている人にとっても大事なことだと思います。

部下や同僚に喜んで仕事を任せることができるのか、それとも命令して強制的にやらせることしかできないのかは、大きな差だと思います。

ぜひ「相手の利益は何か」ニーズを見抜いて、そこも満たしながら自分のやってほしいことを依頼するように心がけてみて下さい。

「相手が何をしたいのか」を考えることは、育児にも生かせる

今回の内容は「育児にも活用できる」と僕自身の体験の中から感じています。

年齢や性格にもよりますが、子どもはお金を渡せば動いてくれるわけではありません。

また親の方が立場が上なので、命令によって強制的に子どもを動かすことも可能だと思います。

しかし、それは好ましくありません。

理想的には、子どもが自ら動くように仕向けられると良いと思います。

そこで「相手が何をしたいのか」を考えてうまく誘導してやるといいと思います。

僕の子どもはもうすぐ2歳になります。イヤイヤ期でなかなかいうことを聞いてくれませんが、うまく声をかけると喜んで動いてくれます。

例えば、風呂場で遊んでいたくてなかなか洗面所に出てくれない時、洗面所から「”なでなで”できるかな?」と声をかけると、相手の頭をなでなですることにハマっていた我が子は喜んで洗面所に出てくれました。

似たようなことを毎日繰り返しています。

できる限り厳しい口調で高圧的に人を動かすということをしたくないので、「どうやったら相手が喜んで動いてくれるか」を考え続けたいと思います。

さて、今後も考え方や性格の違うメンバーにインタビューをして、それぞれの価値観を聞いて、皆さんにも役立つと思う内容を投稿していきたいと思います。

今回と同じテーマで『多くの人にも役立つと思う自分が仕事で学んだこと』を色んなタイプの友人にインタビューしています。

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それではまた!

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